하자·클레임 통지서

받은 물품·결과물이 계약과 다를 때(검수 불합격) 또는 검수 합격 뒤 하자 보증 기간 안에 하자를 발견했을 때 상대방에게 정식으로 알리는 통지서예요.

이 서류는요

사진·검사 기록을 남기고, 하자 물품은 상대방이 확인할 수 있게 보관하세요.
우리 공급자용 양식은 공급자가 먼저 수리나 교환을 고르고(제9조 제3항), 상당한 기간 안에 못 하면 감액·환급을 청구하는 순서예요.
회사·사업자 사이의 물건 매매에서는 받은 뒤 지체 없이 검사하고 하자를 바로 알려야 하고, 바로 발견할 수 없는 하자도 6개월 안에 발견해 바로 알려야 권리를 지켜요(상법 제69조 제1항). 계약서가 기간을 따로 정했으면 그 기간을 따라요.
내용증명 우편으로 보내세요. 같은 문서를 3부 출력해 우체국에 내면 1부는 상대방에게 발송, 1부는 우체국 보관, 1부는 내가 보관해요(우체국 창구 또는 인터넷우체국 '내용증명').
우체국이 주는 발송 영수증(접수증)을 보관하고, 배달증명을 함께 신청하면 상대방이 받은 날을 증명할 수 있어요. 통지는 상대방에게 도달한 때 효력이 생겨요(민법 제111조 제1항).
같은 내용을 계약서에 적힌 전자우편 주소로도 보내 두면 빨리 전달되고 기록도 남아요. 계약서가 통지 방법을 정했으면 그 방법을 꼭 지키세요.
도장은 법인 인감 또는 사용인감을 찍거나 서명하세요.